viernes, 2 de diciembre de 2011

El correo electrónico en entornos empresariales: no existe la herramienta para todo

El correo electrónico se ha convertido en la principal herramenta de comunicación de muchas empresas, por encima incluso del teléfono. Se usa para todo, desde la transmisión de memorandums y tareas, hasta conversaciones en tiempo "cuasi real", pasando por el envío de archivos, notificaciones automáticas, discusiones, etc.

Una de las primeras cosas que aprendí cuando me incié en el mundo del Software Libre es que, para poder trabajar en entornos distribuidos, formados por muchas personas en diferentes usos horarios, que se organizan en grupos con responsabilidades y actividades diferentes, con dispnibilidad limitada y que manejan gran cantidad de información, es que el correo electrónico es un medio de comunicación tremendamente eficaz sólo en algunos supuestos, en el caso de que receptor y emisor lo usen adecuadamente.

Basta que uno de ellos no lo haga, para que el correo se convierta en una herramiena que requiere para su aprovechamiento de la inversión de un tiempo precioso en su gestión. Si además se utiliza en fines para los que no fue diseñado, el problema se agudiza. La irrupción del correo en los móviles ha acentuado su uso perverso en multitud de casos, especialmente entre los directivos y personas que se ecuentran en contacto con clientes. Su accesibilidad desde ese dispositivo hace que se use para todo.

El correo electrónico, en cierto modo, ha venido a sustiruir al teléfono, al fax, a los memorandums, al correo radicional, a las reuniones informativas, a los registros de entrada/salida, los "aparte" de los empleados para contarse chismes y otros canales/procedimientos típicos en las empresas hace unos años. Y claro, cuando el volumen de información es alto y se utiliza para todo, el correo electrónico muestra con crudeza sus carencias, o mejor dicho, la mala praxis que le acompaña habitualmente.

Y así, aparecen iniciativas como ésta del CEO de ATOS, ex ministro francés, que propone dejar de usar el correo electrónico porque afecta de manera determinante a la productividad de la empresa.

Asume que sus empleados no pueden aprender a usar la herramienta adecuadamente y la suprime. Acabará sacando una estadística que muestra el crecimiento en productividad derivado de su decisión, así como el ahorro de costes debido a la reducción de spam y virus. Se mostrará al mundo como un pionero que desarrolla un nuevo estilo de gestión, más propio del siglo XXIII que de este mundo.

La respuesta a la escasa productividad del correo electrónico se encuenta en implantar y educar en el usp de herramientas complementarias al correo, diseñadas para actividades específicas para las que el correo no fue diseñado inicialmente. Por ejemplo:
  • Blogs internos para memorandums, donde se establezcan medidas para registrar que han sido consultados.
  • Blogs públicos para comunicarse con clientes.
  • Wikis para la generación de contenidos que luego son notificados automáticamente. Insisto en la tremenda fortaleza de esta heramienta en entornos empresariales. Eso sí, requiere invertir tiempo en su gestión.
  • DMS para la publicación interna o externa de documentos que son notificados a los interesados.
  • Mensajería instantánea como herramienta de comunicación síncrona y de notificación.
  • Listas de distribución de correo como herramientas de discusión y comunicación informal a gran escala.
  • Foros como herramientas de publicación de preguntas/respuesta comunes o relacionadas con procedimientos.
  • Pads como herramientas de brainstorming, generación y notificación de actas de reuniones.
  • Gestores de incidencias como herramientas para la generación, proceso y notificación de incidencias. 
  • Redes sociales para.......
  • Hay otras herramientas muy útiles en función de los usos y costumbres que se le de al correo dentro de la empresa (requiere de un análisis).
Con los virus se acaba usando escritorios y servidores GNU/Linux. El spam por correo electrónico es imposible de eliminar, como ocurre con el spam televisivo, el de la radio o el que te llega a través del buzón. Eso sí, puede mantenerse bajo control con medidas técnicas y, sober todo, con la generación de hábitos saludables por parte de todos y cada uno de los empleados.

En definitiva, no demonicemos al correo electrónico. Usémoslo correctamente. Si en tu empresa es una herramienta importante y tus empleados lo usan intensamente, ¿por qué no te planteas un curso para enseñarles a usarlo?¿Acaso nacieron aprendidos o es que el uso de esta herramienta se enseña en la Universidad o los bares? La llave inglesa o el alicate son muy útiles, pero no son las adecuadas en todos los casos. Pues con esta herramienta sucede lo mismo.

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